Monte sua planilha para produção de evento seguindo estes 5 passos

Depois de ter o seu projeto cultural aprovado em uma lei de patrocínio e captar os recursos, é hora de partir para a execução. Nesse momento, é preciso contar com bastante organização para que tudo saia conforme o esperado. Então, elaborar uma planilha para produção de evento é essencial.

Essa ferramenta ajuda a controlar todos os aspectos necessários para que a realização saia do papel. Com total acompanhamento, você sabe quando dar o próximo passo e como agir para conquistar o resultado desejado.

Ao final, notará que esse recurso faz a diferença. Por isso, veja 5 dicas para saber como montar a sua planilha!

1. Escolha uma boa ferramenta

Esqueça a ideia de criar uma planilha à mão. Em vez disso, vale muito mais a pena investir na tecnologia. Isso traz praticidade, eficiência e permite que você a edite conforme for necessário.

Além dos programas tradicionais para elaborar a sua, a planilha para produção de evento pode ser feita em um serviço online. A grande vantagem é que você consegue visualizá-la e alterá-la de qualquer lugar. Com muita comunicação, todas as modificações são feitas conforme elas se mostram necessárias.

2. Defina o orçamento

Em um projeto cultural, o orçamento é um dos elementos mais importantes. Ele ajuda a garantir a aprovação nas leis de incentivo ou nos editais de cultura, além de atrair patrocinadores.

Na hora de montar a planilha, portanto, não deixe esse elemento de fora. Identifique todas as receitas e os gastos, inclusive em relação ao previsto. Assim, você consegue acompanhar em tempo real como anda a destinação de recursos e se é preciso fazer alguma modificação. No final, esse componente ajuda na prestação de contas.

3. Estabeleça um cronograma de atividades

Em outra parte da planilha, determine o cronograma das atividades. Defina quando cada etapa deve ser concluída e quais são os resultados esperados para cada momento. A intenção é garantir que tudo esteja pronto para o dia e o horário combinados para a realização acontecer.

Pense, por exemplo, em uma peça de teatro. O cronograma deve incluir os ensaios, a organização do palco, a chegada dos artistas, a atuação dos figurinistas e assim por diante.

Para não correr riscos, garanta que o cronograma tenha alguns espaços para imprevistos ou tarefas que demoram além do planejado. Executando as atividades com alguma folga, tudo sairá conforme o desejado.

4. Delegue as responsabilidades

A planilha para produção de evento também tem que registrar as funções de cada pessoa da equipe. Com a delegação de tarefas disposta nesse documento, todo mundo sabe o que fazer e como agir para conquistar o resultado desejado.

Pense em um festival de música brasileira, em que o artista principal chegará ao aeroporto da cidade. Como produtor, você combina que o cantor será buscado pela equipe. Então, é preciso delegar a tarefa para a pessoa adequada e incluir na planilha, para que o responsável saiba o que deve fazer no momento oportuno.

Além do mais, deixar as obrigações registradas é importante para fortalecer a comunicação e garantir que todos saibam, exatamente, quais são os resultados esperados de sua atuação.

5. Elabore um checklist objetivo

Depois de considerar esses aspectos importantes, ainda é preciso contar com um bom checklist. Ele deve ser objetivo e incluir tarefas únicas para cada item. Assim, é possível garantir que nada será deixado de fora.

Tudo depende do tipo de realização cultural, e o ideal é apresentar o que é essencial para o sucesso. Defina etapas, como a preparação do espaço, a iluminação, o teste de som, a organização das atrações e assim por diante.

Conforme as medidas forem sendo executadas, é possível marcar as tarefas correspondentes. Ao final, se algo for esquecido, o checklist garante que todos os passos sejam dados no momento adequado.

Com essas orientações, montar sua planilha para produção de evento será bem mais simples. Como resultado, você terá uma importante ferramenta para garantir que tudo saia conforme o planejado.

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