Afinal, como é a prestação de contas em projetos culturais?

A prestação de contas é importante na finalização de um projeto cultural. Essa etapa acontece após a realização do projeto e serve para comprovar o uso do dinheiro arrecadado pelas leis de incentivo.

Se essa fase não for concluída corretamente, o projeto não é finalizado do jeito certo. E, então, os organizadores precisarão arcar com a diferença de valores. Acima de tudo, prestar contas do modo correto é uma obrigação legal — logo, descumprir tal questão é burlar a lei.

Mas não precisa ficar apavorado! A tarefa não é tão complexa quanto parece, ainda mais se você tiver as dicas certas. Por isso, veja algumas orientações para prestar contas com ética e finalize tudo do modo adequado!

Elabore um bom projeto cultural

Muita gente acha que prestar contas é algo que começa a acontecer apenas depois que o evento foi finalizado. No entanto, o projeto tem que ser muito bem estruturado para ser viável e condizer com a realidade.

Não adianta elaborar um orçamento, ser aprovado para captar pela Lei Rouanet e, depois, não conseguir se ater aos custos previstos. É preciso adotar a razoabilidade, de modo que os números reais sejam condizentes com o que foi antecipado.

Também é recomendado cuidar de outros aspectos, como o plano de distribuição. A Lei Rouanet tem exigências sobre o número de ingressos gratuitos e a valores populares. De acordo com a Secretaria de Fomento e Incentivo à Cultura (Sefic), 1 em cada 5 projetos são reprovados porque não trouxeram medidas de acessibilidade. Então, tudo tem que ser planejado desde o começo para que, no final, os resultados sejam aprovados dentro do que prevê a lei.

Armazene e organize os documentos

Deixar para realizar toda a prestação de contas após a finalização do evento não é uma boa ideia. As informações se acumulam e, como consequência, podem ser esquecidas com facilidade. Se os números não baterem com o orçamento, a aprovação será comprometida.

Um truque para obter bons resultados é armazenar e organizar os documentos conforme eles forem gerados. Pagou a gráfica ou o aluguel do espaço de realização? Armazene e identifique a nota fiscal. Pagou os artistas de forma antecipada? Também já deixe essa comprovação separada.

Pela Lei Rouanet, tudo acontece online no sistema. Então, quando tiver os documentos em mãos, já é possível adicioná-los e deixá-los no rascunho do relatório A aquisição de informações conforme são geradas ajuda a trazer máxima confiabilidade sobre os elementos.

Depois, quando chegar o momento de elaborar o relatório completo, você já terá o que é necessário para justificar cada um dos gastos previstos.

Não modifique o projeto sem autorização

Durante a execução do projeto cultural, é comum precisar fazer algumas adaptações. Talvez aquela quantidade de recursos para os fornecedores não seja suficiente. Ou pode surgir a necessidade de incluir algo que não estava previsto.

Muitos produtores culturais fazem essas transformações por conta própria — e é aí que mora o perigo. Ao apresentar uma prestação incompatível com o que foi proposto no começo, a reprovação é inevitável.

Caso seja necessário modificar o orçamento, mudar a distribuição de recursos ou acrescentar elementos, faça tudo conforme manda a lei. Atenda aos requisitos de submissão e aprovação para não ter problemas no futuro.

Inclua materiais de divulgação e de multimídia

Ao falar em prestação de contas, é fácil pensar em documentos, balancetes e recibos, não é? No entanto, a primeira análise da comissão é em relação ao objeto. Ou seja, é preciso comprovar que o projeto cultural ganhou vida como o previsto.

Para demonstrar isso, uma boa saída consiste na inclusão de materiais de divulgação e peças multimídia. Ao apresentar cartazes e ingressos impressos, por exemplo, há o início de comprovação da ocorrência da etapa. O mesmo vale para o clipping de notícias, como matérias de veículos que cobriram ou anunciaram a realização.

Também é válido adicionar fotos tiradas no evento e vídeos gravados durante a data. Essas são provas irrefutáveis de que o projeto se concretizou e que, portanto, o relatório pode ser analisado como o previsto.

Consolide o relatório de execução

Assim como o plano de distribuição, o orçamento e o cronograma têm que ser bem estruturados, o relatório de execução deve ser feito do jeito certo. Não basta apenas reunir todos os documentos e enviá-los de qualquer maneira.

A função do relatório na prestação de contas é apresentar toda a trajetória quanto à realização. É preciso demonstrar quais foram os extratos iniciais, o último orçamento válido e os comprovantes de cada ação. As leis de incentivo trazem, normalmente,  modelos específicos de relatórios, os quais devem ser seguidos.

Não se esqueça de apresentar todas as informações de maneira clara e precisa. É hora de ter o mesmo empenho que você teve lá no começo, quando pleiteava a aprovação para a captação de recursos. Quanto maior for o volume de detalhes e de comprovações, maiores são as chances de ter o retorno positivo. Alguns dos elementos que devem estar presentes são:

• local de realização;
• data de início e fim;
• plano de divulgação executado;
• metas comprovadas;
• comprovantes de obra;
• bens doados;
• prestadores de serviço e fornecedores e
• comprovantes financeiros.

Se alguns objetivos não foram alcançados ou se certas realizações não tomaram forma, tudo deve conter justificativas embasadas, com as dificuldades e as exigências. Ter diligência nesse momento faz toda a diferença para conquistar a resposta positiva desejada.

Fique de olho nos prazos

Não adianta ter todos os dados necessários, criar o relatório perfeito e perder o prazo, não é? Para que isso não aconteça, é essencial ficar de olho nos prazos.

No caso da Lei Rouanet, as comprovações devem ser entregues em até 30 dias após o final previsto para a execução. Se houver reprovação ou recursos, é preciso cumprir com outros prazos específicos. Para não correr riscos, o melhor é se antecipar, em vez de deixar para a última hora.

Depois que tudo for enviado, guarde a documentação por um prazo de 5 anos. Caso seja necessário, os elementos serão apresentados em momento posterior.

Conte com a ajuda de uma empresa especializada

Não há dúvidas de que a prestação de contas é uma etapa fundamental para o sucesso. Se tudo for feito corretamente, você estará livre de problemas e ainda terá maior credibilidade.

Ao mesmo tempo, pode ser difícil dar conta de tantas exigências. Para diminuir as chances de erros, o ideal é ter o apoio de uma assessoria para projetos. A equipe traz profissionais capacitados para a execução de tarefas como essa e, com a ajuda, é mais fácil obter a aprovação.

A transferência de conhecimento do time profissional também servirá para que você se prepare corretamente para as futuras realizações. Ao final, é um investimento que auxilia os resultados.

A prestação de contas é uma fase fundamental para finalizar os projetos culturais. Com essas dicas, você terá todas as ferramentas para realizá-la da melhor maneira e obter a aprovação desejada.

Como ter o apoio de um time especializado é bem útil, entre em contato com a Arte em Curso e descubra como podemos ajudar na parte burocrática!